Warum Leute eine Alternative zu Notion suchen
Notion ist sehr frei gestaltbar. Das ist anfangs ein Vorteil, wird aber mit wachsendem Team schnell unübersichtlich, wenn niemand Struktur und Rechte pflegt. Agenturen, die viele Kundenprojekte parallel steuern, vermissen zudem oft tieferes Aufgabenmanagement mit Abhängigkeiten, Zeiterfassung und Auslastung.
Ein zweiter Grund sind Kosten und Ökosystem. Notion rechnet pro Mitglied ab, und wer bereits Microsoft 365 oder Jira bezahlt, hat mit Loop oder Confluence schon ein passendes Werkzeug im Paket oder in Reichweite.
Worauf du achten solltest
Kläre zuerst, ob du vor allem ein Wiki, ein Projektmanagement-Tool oder eine visuelle Arbeitsfläche brauchst. ClickUp ist auf Aufgaben ausgelegt, Confluence und Loop auf Dokumentation, Miro auf Workshops und Obsidian auf persönliche Wissensarbeit.
Prüfe dann Abrechnungsmodell und Datenablage: Zahlst du pro Mitglied, pro Doc Maker oder über ein bestehendes Microsoft-Abo, und wo liegen die Daten deiner Kunden? Für Kundendaten lohnt ein Blick in Auftragsverarbeitung und Serverstandort direkt beim Anbieter.
Die Anbieter im Detail
1. Notion
Referenz, All-in-one-WorkspaceNotion verbindet Dokumente, Datenbanken und einfache Projektansichten. Für Agenturen ist es oft der zentrale Ort für Wiki, Kundenseiten und Briefings. Mit wachsendem Team steigen die Kosten pro Mitglied, und die freie Struktur braucht klare Regeln.
- Tarif
- Free für Einzelpersonen; Plus für kleine Teams, Business für wachsende Unternehmen. Free: Datei-Uploads bis 5 MB, 7 Tage Versionsverlauf, 10 externe Gäste, Blöcke ab 2 Mitgliedern begrenzt
- Preis
- Plus 10 USD, Business 20 USD je Mitglied/Monat; bis zu 20 Prozent Ersparnis bei jährlicher Zahlung (keine MwSt.-Angabe auf der Preisseite)
- Abrechnung
- Monatlich oder jährlich; dauerhafter Free-Plan; bei Monatsabos in der EU 14 Tage Erstattungsfrist
- Standort
- Siehe Anbieter
Passt, wenndu ein flexibles Wiki mit Datenbanken willst und die Struktur selbst festlegst.
Eher nicht, wenndu feste Workflows, tiefes Aufgabenmanagement oder eine Ablage ohne Cloud brauchst.
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2. Confluence (Atlassian)
Team-Wiki für Atlassian-NutzerConfluence ist ein klassisches Unternehmens-Wiki mit Bereichen, Vorlagen und Berechtigungen. Es spielt seine Stärken aus, wenn dein Team bereits Jira nutzt. Für reine Projektarbeit ohne Atlassian-Stack wirkt es schwerer als Notion.
- Tarif
- Free für bis zu 10 Nutzer mit 2 GB Dateispeicher; Standard mit 250 GB Dateispeicher, Premium mit unbegrenztem Speicher
- Preis
- Siehe Anbieter (Preise für Standard und Premium hängen von Nutzerzahl und Abrechnungszeitraum ab)
- Abrechnung
- Monatlich oder jährlich; Free-Plan; Free-Nutzer können Standard 14 Tage und Premium 30 Tage testen
- Standort
- Siehe Anbieter
Passt, wenndein Team mit Jira arbeitet und eine klar gegliederte Dokumentation braucht.
Eher nicht, wenndu ein leichtgewichtiges Tool für wenige Personen ohne Atlassian-Bezug suchst.
Aktueller DealPremium für bis zu 50 Nutzer 12 Monate gratisZum Deal Quelle: Confluence Cloud Pläne (Atlassian Support), Confluence Standard
3. ClickUp
Projektmanagement mit DocsClickUp ist in erster Linie ein Projektmanagement-Tool, bringt aber Docs und Wikis mit. Für Agenturen, die Kundenprojekte, Aufgaben und Wissen an einem Ort steuern wollen, ist das ein naheliegender Wechsel. Der Funktionsumfang ist groß, die Einarbeitung entsprechend.
- Tarif
- Free Forever: 60 MB Speicher, unbegrenzt Aufgaben und Mitglieder, 5 Spaces, 1 Wiki, 3 Whiteboards
- Preis
- Unlimited 7 USD je Nutzer/Monat bei jährlicher Zahlung, 10 USD bei monatlicher; die Preisseite zeigt parallel eine neue Tarifstruktur, vor Abschluss prüfen
- Abrechnung
- Monatlich oder jährlich; Free-Plan ohne Kreditkarte; ein Upgrade gilt für alle Mitglieder des Workspace
- Standort
- Siehe Anbieter
Passt, wennProjektsteuerung für dich wichtiger ist als freie Seitengestaltung.
Eher nicht, wenndu vor allem ein schlankes Wiki brauchst oder nur einzelne Nutzer upgraden willst.
Quelle: ClickUp Preise
4. Coda (jetzt Superhuman Docs)
Docs mit Tabellen und AutomationenSeit dem 8. Juli 2026 heißt Coda Superhuman Docs und gehört zur Superhuman-Suite. Das Abrechnungsmodell nach Doc Makern kann für Agenturen günstig sein, wenn viele Personen nur mitarbeiten. Bestehende Coda-Kunden behalten laut Anbieter ihren Tarif, solange sie nicht ins Superhuman-Bundle wechseln.
- Tarif
- Tarife Free, Pro, Business und Enterprise; bezahlt werden nur Doc Maker, Editoren und Betrachter sind kostenlos
- Preis
- Siehe Anbieter
- Abrechnung
- Monatlich oder jährlich; Free-Plan; bei Überschreiten der Free-Limits zwei Wochen Zeit zum Upgrade
- Standort
- Siehe Anbieter
Passt, wennwenige Personen Docs bauen und viele nur bearbeiten oder lesen.
Eher nicht, wenndu eine stabile Produktlinie ohne Umbenennung und Bundle-Wechsel bevorzugst.
Quelle: Superhuman Docs Abrechnung und Preise (Hilfe-Center)
5. Obsidian
Lokale Markdown-NotizenObsidian speichert Notizen als Markdown-Dateien lokal und verknüpft sie untereinander. Für Wissensarbeit und Recherche ist das sehr flexibel. Echte Zusammenarbeit in Echtzeit und Projektansichten wie in Notion bietet es nicht von Haus aus.
- Tarif
- App kostenlos ohne Limits, auch für kommerzielle Nutzung; optional Sync und Publish
- Preis
- App kostenlos; Sync 4 USD je Nutzer/Monat bei jährlicher, 5 USD bei monatlicher Zahlung; optionale Commercial License 50 USD je Nutzer/Jahr
- Abrechnung
- Kostenlos nutzbar; Sync und Publish monatlich oder jährlich
- Standort
- Notizen liegen als Dateien auf deinem Gerät; Sync optional, Serverstandort siehe Anbieter
Passt, wenndu Kontrolle über deine Dateien willst und vor allem allein oder in kleinen Gruppen arbeitest.
Eher nicht, wenndein Team gemeinsam in Echtzeit an Seiten und Projektboards arbeiten soll.
Quelle: Obsidian Preise
6. Microsoft Loop
Arbeitsbereiche in Microsoft 365Loop bringt Arbeitsbereiche und Seiten in die Microsoft-Welt, deren Bausteine sich auch in Teams und Outlook einbetten lassen. Für Agenturen mit Microsoft 365 entfällt ein zusätzliches Tool. Als eigenständiges Wiki ist Loop weniger ausgebaut als Notion.
- Tarif
- Loop-App in Microsoft 365 Business Standard enthalten; voller Funktionsumfang setzt eine SharePoint- oder OneDrive-Lizenz voraus
- Preis
- Über Microsoft 365 Business Standard: 12,13 EUR je Benutzer/Monat bei jährlicher Abrechnung, 14,56 EUR im Monatsabo, zzgl. MwSt.
- Abrechnung
- Jahres- oder Monatsabo; 30-tägige Testversion mit Kreditkarte, danach automatisch kostenpflichtig
- Standort
- Siehe Anbieter
Passt, wennihr Microsoft 365 Business Standard oder Premium nutzt und kein weiteres Abo wollt.
Eher nicht, wennihr nicht im Microsoft-Ökosystem arbeitet oder ein umfangreiches Wiki mit Datenbanken braucht.
Quelle: Microsoft 365 Business Standard, Loop-Zugriff über Microsoft 365-Abonnements
7. Miro
Whiteboard für visuelle ArbeitMiro ersetzt Notion nicht als Wiki, deckt aber die visuelle Zusammenarbeit ab, für die viele Teams Notion nur behelfsweise nutzen. In Agenturen ist es oft die Ergänzung für Kickoffs und Konzeptphasen. Für Dokumentation brauchst du weiterhin ein zweites Tool.
- Tarif
- Free mit drei editierbaren Boards; Starter mit unbegrenzten Boards und 25 KI-Credits je Mitglied/Monat
- Preis
- Starter 8 USD, Business 20 USD je Mitglied/Monat bei jährlicher Zahlung
- Abrechnung
- Jährlich mit 20 Prozent Ersparnis gegenüber monatlich; Free-Plan; Business 14 Tage kostenlos testen
- Standort
- Siehe Anbieter
Passt, wennihr viel in Workshops, Boards und Skizzen denkt.
Eher nicht, wenndu ein Werkzeug für Texte, Wikis und Aufgaben suchst.
Aktueller Deal500 $ Credit, über Partner 1.000 $Zum Deal Quelle: Miro Preise
Häufige Fragen
Wie viele Nutzer kann ich Confluence kostenlos nutzen?
Der Free-Plan von Confluence Cloud umfasst laut Atlassian bis zu 10 Nutzer und 2 GB Dateispeicher.
Ist Obsidian für Firmen kostenlos?
Ja. Laut Preisseite ist Obsidian auch für kommerzielle Nutzung kostenlos. Eine Commercial License für 50 USD je Nutzer und Jahr ist optional, Sync kostet extra.
Was ist aus Coda geworden?
Coda heißt seit dem 8. Juli 2026 Superhuman Docs und gehört zur Superhuman-Suite. Bezahlt werden weiterhin nur Doc Maker, Editoren und Betrachter sind kostenlos.